Schriftgutverwaltung
Bei allen Fragen zur Schriftgutverwaltung in konventioneller und digitaler Form ist das Universitätsarchiv zentrale Anlaufstelle. Schriftgutverwaltung meint entsprechend dem englischen Normbegriff RECORDS MANAGEMENT und der DIN ISO 15489-1 die effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.
Die Argumente für eine geregelte Schriftgutverwaltung lassen sich mit den drei Schlagworten „Nachhaltigkeit“, „Wirtschaftlichkeit“ und „Rechtssicherheit“ auf den Punkt bringen. Die geordnete Ablage von Dokumenten ist eine wesentliche Voraussetzung für die effiziente Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, für die nachhaltige Wirkung erledigter Aufgaben, für die dauerhafte Sicherung von Wissensbeständen und für die gesetzlich eingeforderte Transparenz des Verwaltungshandelns. Zur Optimierung Ihrer Schriftgutverwaltung stellen wir Ihnen verschiedene Handreichungen zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir Schulungen mit verschiedenen Themenschwerpunkten an, und bei Bedarf beraten wir Sie gerne auch persönlich.
Aufzeichnungen im Sinne der Schriftgutverwaltung sind unabhängig von dem Material, auf dem die Informationen dokumentiert sind. Aufzeichnungen können sowohl Schreiben, Vermerke, E-Mails als auch Karteien, Karten, Pläne, Bild- und Tonaufzeichnungen, mechanisch oder magnetisch angebrachte Markierungen in Belgen sein.