FAQ
Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Schriftgutverwaltung. Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich gern direkt an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Teams!
Was ist aktenrelevant?
Aktenrelevant ist alles, was den aktuellen Stand einer Sache oder den bis dahin zurückgelegten Weg dokumentiert. Also alles, was Verwaltungshandeln nachvollziehbar macht. In Handakten und elektronischen Ablagen dürfen Sie ausschließlich Kopien von aktenwürdigen Schriftstücken oder nicht aktenrelevante Dokumente aufbewahren.
Wie gehe ich mit meinen E-Mails um?
Das ist abhängig vom jeweiligen Informationsgehalt einer E-Mail. Wenn diese Informationen enthält, die beispielsweise zum Nachvollzug einer Entscheidungsfindung notwendig sind, muss sie in die Akte gelangen. Eine E-Mail ohne dauerhaft wertvollen Informationengehalt (z. B. Terminabsprachen) muss hingegen nicht zur Akte gelegt werden.
Was muss bei der Abgabe umfangreichen Aktenmaterials beachtet werden?
Sofern Sie größere Bestände an Aktenmaterial an die Registratur zur Ablage geben möchten (z.B. mehrere Leitzordner), setzen Sie sich mit dem zuständigen Referatsleiter der Registratur in Verbindung, um die Modalitäten zu besprechen.
Wann sollte eine neue Akte angelegt werden?
Eine neue Akte sollte angelegt werden, wenn ein Dokument in keine der bestehenden Akten sachlich richtig eingeordnet werden kann oder der Umfang einer Akte die Anlage einer neuen Akte erforderlich macht.
Wie gestaltet sich das Verfahren bei der Neuanlage von Akten?
Wenn Sie die Anlage einer neuen Akte wünschen, geben Sie auf dem aktenwürdigen Dokument ein Aktenzeichen sowie ein Aktentitel entsprechend der Systematik des Aktenplans an. Wir prüfen, ob das Aktenzeichen und der Aktentitel für die Neuanlage übernommen werden können.
Lassen Sie unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern außerdem eine E-Mail mit dem Betreff "Bitte neue Akte anlegen“ zukommen. Sobald die Akte angelegt ist, erhalten Sie eine Rückmeldung von uns.
Wie gestaltet sich das Verfahren beim Hinzufügen von Dokument in bestehende Akten?
Bitte geben Sie unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unter Angabe des konkreten Aktenzeichens (nicht nur „z.A.“ bzw. „z.d.A.“ sondern 933.8-0008) bekannt, in welche Akte das Dokument abgelegt werden soll. So stellen Sie sicher, dass der Vorgang sachlich richtig eingeordnet und somit schneller und leichter gefunden werden kann.
Welche Angaben gehören auf ein Dokument?
Jedes Schriftstück (Schreiben, Vermerke etc.) ist gemäß der Geschäftsordnung der Universität Hamburg mit einem Geschäftszeichen zu versehen. Das Geschäftszeichen setzt sich aus dem Leitzeichen der Bearbeiterin bzw. des Bearbeiters und dem Aktenzeichen zusammen (z.B.: 62/933.8-0008).
Ist es möglich, ein Dokument mehreren Akten hinzuzufügen?
Sie können ein Dokument auch mehreren Aktenzeichen zuordnen. Ist dies gewünscht, vermerken Sie auf dem Original einfach alle Aktenzeichen, unter denen das Dokument abgelegt werden soll.
Ist es möglich, Akten auszuleihen?
Ja. Wir werden die Ausleihe auf einer sogenannten Fehlkarte vermerken, auf der das Leitzeichen, das Datum und das Aktenzeichen notiert werden. So bleibt der Verbleib von Akten jederzeit nachvollziehbar. Wenden Sie sich einfach an die für Sie zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter:
Ist es möglich ausgeliehene Akten an Dritte weiterzugeben?
Die Weitergabe von ausgeliehenen Akten an Dritte müssen Sie der Registratur mitteilen. Wir werden die Fehlkarte entsprechend anpassen. So bleibt der Verbleib von Akten jederzeit nachvollziehbar.
Muss ich dem Universitätsarchiv meine gesamten dienstlichen Unterlagen anbieten?
Ja. Alle im Rahmen der Dienstgeschäfte erstellten oder erhaltenen Unterlagen müssen dem Universitätsarchiv unabhängig von ihrer Erscheinungsform (analog oder digital) zur Bewertung angeboten werden.
Wie kann ich dem Universitätsarchiv meine Unterlagen anbieten?
Wenn Sie dem Universitätsarchiv Unterlagen anbieten möchten, kontaktieren Sie uns bitte über das Funktionspostfach (archiv@uni-hamburg.de(archiv"AT"verw.uni-hamburg.de)). Das Universitätsarchiv stellt Ihnen standardisierte Anbietungslisten zur Verfügung. In diese Listen tragen Sie alle anzubietenden Unterlagen ein und schicken diese an das Universitätsarchiv.
Was geschieht mit den Unterlagen im Universitätsarchiv?
Alle archivwürdigen Unterlagen werden im Universitätsarchiv inhaltlich erschlossen, verwahrt, erhalten und der interessierten Öffentlichkeit im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten zur Benutzung zur Verfügung gestellt.
Hat jede Person Zugriff auf meine Unterlagen, nachdem diese an das Universitätsarchiv abgegeben worden sind?
Nein. Archivgut unterliegt gesetzlich vorgesehenen Schutzfristen.